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定期的に三愛経営労務管理センターから発信している情報です

2015年 春季号

マイナンバー制度の概要/チェックポイント□

1.マイナンバー番号(カード) □

 ○個人番号 12桁   ○○○○ ○○○○ ○○○○

  表面「氏名・住所・生年月日・性別・写真」
  裏面「個人番号」

 ○法人番号 13桁

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2.マイナンバー通知 □

平成27年10月以降、マイナンバー(個人番号)が「通知」(簡易書留)されます
― 市区町村から、住民票の住所に通知書が送付されます。
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3.マイナンバー交付開始 □

― 平成28年1月以降、「個人番号カード」交付開始
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4.マイナンバー使用開始日 □

― 平成28年1月以降、雇用保険「個人番号/記載」開始

― 平成28年1月以降、源泉徴収票、扶養控除/税務

― 平成29年1月以降、社会保険得喪・給付

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5.マイナンバー確認 □

○マイナンバーを従業員などから取得するときは、@利用目的の明示とA厳格な本人確認が必要です。

○本人確認は、「番号確認」と「身元確認」(免許証orパスポート等)を行います。

○従業員の妻や子等のマイナンバー確認は、従業員が代理人として行う。

○雇用保険・健康保険・厚生年金・源泉徴収票/各々・加入・作成で個人番号   取得は面倒なので、就業規則等で「各種書類に利用できる規定」策定。

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6.「個人番号関係事務実施者(会社の事務取扱担当者)がしなければならないこと」 □

●漏えい、滅失またはき損の防止

●その他の個人番号の適切な管理のための必要な措置

  • 保管庫の施錠
  • 立入制限等の物理的保護措置
  • ネットワーク接続されているコンピューターへのファイアウォールの構築
  • 職員に対する教育・研修の実施
  • 安全管理者の設置等管理体制の整備など組織的保護措置等
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7.個人番号の利用制限/目的以外利用してはならない □

○マイナンバーは@社会保険、A税、B災害対策分野が利用対象。

○目的以外利用してはならない/「レンタルビデオ店・裏面コピー(違法)」

○2018年から銀行預金口座にも適用。閣議決定(平成27年3月10日)

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8.収集・保管制限と廃棄又は削除について □

○社会保険・税・災害対策分野のいずれかに該当する以外に、個人情報を収集保管してはならない。

○源泉徴収事務・健康保険・厚生年金届出事務等のため、翌年度以降も継続的に利用する必要と認められることから、特定個人情報を継続して保管できる。

○保存期間を経過した場合は、個人番号をできるだけ速やかに破棄又は削除しなければならない。

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9.利用と提供について □

○利用/同一企業内(営業部から総務部)/OK

○提供/グループ企業間
@出向・転籍/データ移行できない/再提出
A共有データ(グル―プ間)「他の会社がアクセスできないシステムであれば」OK。

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10.基本方針の策定・取扱規定の作成 □

@組織的安全管理措置/責任者・事務取扱担当
A人的安全管理措置/教育・研修
B物理的安全管理措置(施錠)
C技術的安全管理措置

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11.就業規則の改定 □

○「個人番号利用/給与源泉業務だけでなく、雇用保険・健康保険・厚生年金の届出にも利用できる規定」/マイナンバー利用規定の創設/利用目的の変更

○社内LANにおける通知/利用目的を記載した書類/就業規則への明記

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12.社労士の業務とマイナンバー制度 □

○個人番号関係事務実施者(民間事業者・社労士)

○「安全確保の措置を義務づけている」「漏えい、滅失または毀損の防止その他適切な管理に必要な措置」

<安全確保措置・必要な措置>
@ 保管庫の施錠
A 立入制限等の物理的保護措置
B ネットワーク接続されているコンピューターへのファイアウォールの構築
C 職員に対する教育・研修の実施
D 安全管理者の設置等管理体制の整備など
組織的保護措置等
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13.委託契約書の改定 □

○委託者「適切な監督」/受託者「特定個人情報の適切な安全管理措置」

○委託先の選定

@安全管理措置の確認
A設備
B技術水準
C従業員に対する監督・教育の状況
D経営環境

<委託先との契約締結>
@秘密保持義務 A事務所内からの特定個人情報の持ち出し禁止
B特定個人情報の目的外利用の禁止
C再委託における条件
D漏えい事案等が発生した場合の委託先の責任
E委託契約終了後の特定個人情報の返却又は廃棄
F従業員に対する監督・教育
G契約内容の遵守状況について報告を求める規定等
H委託者が委託先に対して実施の調査を行うことができる規定等

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14.事務の再委託の取扱い □

○再委託OK/委託者の同意必要

○各自が連帯責任を負う

以上

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*このことは、今、理解していなければならないマイナンバー制度の基本的な概要です。今後、より具体的に深めていきたいと考えています。現時点での情報であるとご理解いただきたいと思います。

*当事務所では、プライベートマーク(通称/Pマーク)取得にむけて作業を開始します。

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